Al buen cumplidor, pocas desgracias

La importancia del Compliance

Por: Azucena Marín Díaz

Socia de Cuesta Campos y Asociados, S.C.

Además de sus operaciones internas, toda empresa debe cuidar que sus normas y protocolos estén regulados y actualizados por las disposiciones legales pertinentes. Contar con verificadores para éstos puede traer beneficios a largo plazo y complementar la planeación estratégica.

Nos gusten o no los anglicismos, ¿cuántos de nosotros no hemos escuchado la palabra compliance, o conocido a funcionarios que pertenecen al departamento de Compliance de una empresa? Aunque las compañías públicas y entidades financieras fueron las que crearon e implementaron esta área, es cada vez más imperativo que las empresas de menor envergadura consideren la creación de tal función en su organigrama.

En términos generales, compliance significa cumplir conforme a una regla, ya sea legal, normativa o derivada de una política interna o código de conducta, para cumplir con requisitos exigidos por las leyes que regulan las operaciones de una empresa. Los funcionarios encargados para dichos efectos pueden ser designados como director de compliance, contralor normativo, oficial de cumplimiento o cualquier otra forma que se considere apropiada.

El departamento de compliance se enfoca en la realización de actividades e implementación de procesos encaminados a velar por el cumplimiento de la compañía ante las leyes y normas que rigen sobre sus actividades.

Obligaciones: Estrategias preventivas, beneficios operativos

Ante la complejidad del mundo actual, han surgido muchas regulaciones que son igualmente intrincadas y que representan diversos retos para las empresas: en primer lugar, la necesidad constante de conocer las leyes que apliquen en las operaciones que realicen; en segundo lugar, tener que crear las medidas internas necesarias para asegurar la observancia de éstas normas y evitar sanciones.

Por esto, las empresas, dentro de sus buenas prácticas corporativas, tienen la necesidad de establecer políticas, sistemas y reglamentos internos para cumplir con sus obligaciones legales. Esto redunda no sólo en sentar las bases para una adecuada institucionalización, acorde con la filosofía propia de cada empresa, sino también en la implementación de medidas que faciliten el cumplimiento de leyes aplicables y normas internas.

Así, los funcionarios encargados del compliance realizan funciones tales como:

• Vigilar el adecuado control interno.

• Identificar incumplimientos o desviaciones (focos rojos) e informar al consejo de administración

• Establecer planes de mitigación de riesgos y prevención de operaciones indebidas.

• Recibir consultas de otros departamentos sobre operaciones que pueden representar algún impacto.

• Estar al tanto de reformas a leyes, normas o políticas internas para establecer las acciones necesarias para su cumplimiento.

• Proponer la definición o actualización de políticos y códigos internos y velar por su debida comunicación

• Organizar programas de capacitación a los empleados para que estén al tanto de normas y políticas, y crear una cultura interna de cumplimiento.

En tiempo real: Investigación, consultoría y actualización

Como primer paso, el encargado del compliance debe conocer las actividades y operaciones que se realizan, para identificar el marco normativo que corresponda en la situación. Por otra parte, es importante que identifique los diversos aspectos de la empresa que sean regulados legalmente: corporativo, fiscal, permisos y licencias, ambiental, laboral, derechos de propiedad intelectual e industrial, entre otras.

También, el compliance debe mantenerse al tanto de cambios y actualizaciones en las normativas legales que puedan afectar a la compañía.

Cuántas leyes no han surgido en los últimos cinco años para temas que antes no estaban regulados, o leyes que han sido reformadas de forma notable, representando diversas obligaciones legales novedosas, cuyo cumplimiento debe ser supervisado.

Baste como ejemplo mencionar tres casos:

• La Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares y su reglamento: la publicación del aviso de privacidad es sólo el principio de una serie de medidas y obligaciones que deben cumplir las empresas y personas que manejan datos personales.

• La Ley Federal para la Prevención e Identificación de Operaciones con Recursos de Procedencia Ilícita, la cual establece diversas obligaciones de control y presentación de avisos a empresas y personas que realizan ciertas actividades consideradas vulnerables, como intermediarios inmobiliarios, entidades de beneficencia que reciben donativos deducibles, empresas que subastan o comercializan obras de arte, entre otros.

• La reforma a la Ley Federal del Trabajo, que establece nuevos requisitos y obligaciones para los patrones, con importantes consecuencias legales en caso de incumplimiento.

"El departamento de compliance se enfoca en la realización de actividades e implementación de procesos encaminados a velar por el cumplimiento de la compañía ante las leyes y normas que rigen sobre sus actividades."

No cabe duda que la figura del compliance en la estructura organizacional de una empresa otorga muchos beneficios, previene problemas e incluso brinda un valor agregado a la compañía, pues brinda la imagen de seriedad y compromiso, y puede servir incluso como una herramienta de promoción.

Citando esta frase sabia de Cicerón: “Si hacemos el bien por interés, seremos astutos, pero nunca buenos”. Por ello, si damos cumplimiento a leyes y normas, no sólo por la utilidad de sus beneficios, sino por convicción, con conciencia ética y responsabilidad social, ese cumplimiento dará mayores frutos a largo plazo.

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